چالش های پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)

در طی دوره های مختلف، مدیران سازمان ها با پیاده سازی سیستم های مدیریتی متفاوت، همواره سعی در ایجاد روشی برای به وجود آوردن زیرساخت های توانمند، مدیریت بهتر روند اجرای عملیات سازمان، بهینه سازی و در نهایت کسب رضایت مشتری داشته اند. اما پیاده سازی این سیستم ها مانند هر سیستم مدیریت و کنترل دیگری ممکن است با چالش هایی مواجه باشد. شناسایی چالش های پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار اولین گام در راه پیاده سازی موفق سیستم مدیریت فرآیند است.

عمده ترین چالش های پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار کدامند؟

در ادامه سعی داریم به بررسی عمده ترین چالش های پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها بپردازیم.

1- حمایت

اولین و مهم ترین چالش پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به دست آوردن حمایت ذینفعان و مدیران ارشد سازمان ها است. چرا که بدون جلب این حمایت، امکان پیاده سازی این سیستم ها در حوزه وسیع، وجود نخواهد داشت. البته شاید بتوانید با کمک مدیران سطح میانی سازمان ها پروژه های کوچک را پیش ببرید، اما این را بدانید که کسب حمایت مدیران ارشد امری حیاتی برای تحقق اهداف به شمار می رود. اما چگونه می توان از این حمایت برخوردار شد؟

اگر مواردی همچون تکنولوژی و آمادگی اشخاص سازمان را در نظر نگیریم، می توان گفت با طرح دو مسئله زیر و پاسخ گویی هوشمندانه به آن ها، شما در این مذاکره برنده شده و حمایت لازم را کسب خواهید کرد.
• مقدار درآمدی که برای شرکت به وجود خواهد آمد. (به عنوان مثال، فروش شرکت)
• میزان منافعی که به وضعیت فعلی شرکت افزوده می شود. (به عنوان مثال، کاهش هزینه ها)


2- غلبه بر طرز فکر وظیفه ای

بزرگ ترین خطری که سازمان ها در زمان تدوین استراتژی مبتنی بر مدیریت فرآیندها با آن رو به رو می شوند، تغییر فرهنگ سازمان است.

ساختار اغلب سازمان ها از زمانی که رویه ها به شکل غیر خودکار انجام می شد، به صورت وظیفه گرا شکل گرفته است. اما امروزه مهم ترین هدف سازمان ها، حرکت به سمت تولید ارزش برای مشتری است.

یکی از مهمترین چالش ها، تغییر طرز فکر افراد و اجبار سازمان ها برای خروج از رویکرد وظیفه گرا و روی آوردن به رویکرد فرآیندگرا است.

رویکرد فرآیند گرا، موجب می شود که افراد سازمان به تولید ارزش برای مشتری فکر کنند. البته این تغییر رویکرد، ممکن است گاهی سال ها به طول بینجامد. چرا که خارج کردن الگوهای کاری قدیمی سازمان ها به زمان زیادی نیاز دارد.


3- فقدان مدیریت تغییرات

اگر بخواهیم یک مشکل کلیدی برای تحقق پروژه های BPM که مدام در حال تکرار است را نام ببریم، این مشکل فقدان مدیریت تغییرات است. این مسئله آن قدر مهم است که می تواند باعث متوقف شدن پروژه گردد و برنامه ها و استراتژی های سازمان را از بین ببرد.

اما روش مقابله با این چالش چیست؟

هیچ راه منطقی برای درک ذات سازمان مورد بررسی وجود ندارد. چرا که نمی دانیم چه کسانی آن جا کار می کنند و این که تغییر مورد نظر چه خواهد بود و یا دستورالعمل و برنامه الزامی شما که قرار است در سازمان پیاده سازی شود چیست؟

به همین دلیل هر پیشنهادی که در ادامه به آن می پردازیم، جنبه کلی دارد و باید به فراخور پروژه ای که روی آن کار می کنید، رفتار کنید.

اولین موردی که پیش از شروع برنامه ریزی برای استراتژی باید انجام شود، شناسایی افرادی است که این تغییر به طور مستقیم روی آن ها تأثیر می گذارد و یا این که باید این تغییر را به اجرا دربیاورند.

باید بررسی کنیم که این اشخاص تا چه اندازه پذیرای تغییرات اخیر خواهند بود؟

هرچه این افراد بیش تر پذیرای تغییر باشند، نیاز کمتری به تاکید بر روی مطلب دارید.

مورد بعدی این است که قرار است با چه نوع افرادی کار کنید؟

آیا جو سازمان مورد نظر جوی سر زنده و به شکل غیررسمی در حد معقول است؟ در این صورت باید دوستی عاقل باشید که سعی نمی کند به طور آشکار قضاوت کند.

اما اگر در محیطی خشک تر و رسمی تر کار می کنید، نیاز به یک حس قوی قدرت و قاطعیت در ارتباط و تعامل با این افراد دارید.

آیا رویکرد برنامه ریزی و استانداردهای شما در زمان مناسبی در حال پیاده سازی است؟

این مسئله وابسته به بزرگی تغییر، ذات سازمان و سرعت و سطوح فشاری دارد که افراد تحت تأثیر می توانند تحمل کنند، بی آنکه نتایج منفی جدی بروز کند.

مواردی که گفته شد جنبه کلی دارند، اما می توانند به شما نشان دهند که شیوه مدیریت تغییری که انتخاب کرده اید، پاسخ گوی نیازها و ایدئولوژی شما هست یا خیر.


4- توسعه و اجرای طرح های ارتباطی داخلی

این چالش یکی از چالش های مربوط به مدیریت تغییر است. یک طرح ارتباطی جامع باید از سطوح بالای سازمان آغاز شود و مهم تر این که نباید در آن سطح متوقف گردد.

این طرح ارتباطی باید از طریق سطوح مختلف مدیریتی به سطوح پایین تر سازمان انتقال یابد تا بتواند افرادی را مورد هدف قرار دهد که یکی از نگرانی های مهم آن ها، تأثیر فرآیند های تغییر یافته بر وظایف و کارهای آن ها است.

موضوع مورد اهمیت دیگر این است که طرح ارتباطی مورد نظر باید به صورت مستمر اجرا شود و این زنجیره ادامه دار باشد. چراکه تغییرات بزرگ برای رسیدن به مرحله ی اجرا و تاثیرگذاری واقعی، به ماه ها و حتی سال ها زمان نیاز دارند و کارشناسان اجرایی ارشد نباید صرفاً طرح را راه اندازی کرده و آن را رها نمایند.

مهم ترین جنبه هایی که در مورد طرح ارتباطی باید در نظر گرفت این است که:

• طرح ارتباطی مورد نظر باید بتواند با طرح های مدیریت تغییر مورد نظر هم راستا و متحد شود.
• طرح ارتباطی مورد نظر باید قابلیت انطباق و سازگاری با متدولوژی های BPM را داشته باشد و همچنین باید اطمینان حاصل کرد که متدولوژی و طرح ارتباطی مورد نظر در تمامی فازهای کلیدی پروژه همسو و منطبق با یکدیگر هستند.


5- تشخیص اندازه فرآیند

تا زمانی که به طور دقیق بر رویه های یک سازمان تسلط کافی نداشته باشید، نمی توانید به قطعیت بگویید که تمامی فرآیندهای آن را شناسایی نموده اید. پس درک تمامی فرآیندهای یک سازمان در مرحله اولیه کار دشواری است. سازمان های بسیار کمی وجود دارند که دامنه و وسعت فرآیندهایشان را به خوبی شناسایی نموده اند.

برای شناسایی دقیق تر ابعاد فرآیندها، باید بر روی فعالیت هایی تمرکز کنیم که مستقیما برای مشتری ارزش به همراه خواهد داشت.

• اگر شما از بیرون به سازمان نگاه می کنید و هدفتان انتقال حداکثر ارزش به مشتری است، اندازه گیری شاخص هایی مانند درصد کسب بازار، رضایت مشتری، سطح مهارت کارکنان و ... برای شما الزامی است.
• اگر از داخل به سازمان نگاه می کنید، کافیست با شناسایی و قرار دادن مجموعه فعالیت ها در کنار یکدیگر، مقدار قابل توجهی از هزینه های شرکت مورد بررسی را تعدیل کنید.


6- اتفاق نظر روی یک ابزار یا رویکرد

تیم پیاده سازی پروژه مدیریت فرآیندها باید همه ی موارد آموزشی را با فرهنگ سازمانی مطابقت دهد و از این که یک رویکرد سخت و غیرقابل انعطاف را بر مدیریت و حتی زیر دستان خود تحمیل کند، اجتباب نماید.

دیدگاه ها

برای این مطلب دیدگاهی وجود ندارد.

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.



مشاوره آنلاین