افزایش بهره وری با سیستم مدیریت گردش کار

برای بسیاری از سازمان ها، ناکارآمدی و ضایعات به عنوان یک محصول جانبی ضروری برای اداره یک کسب و کار پذیرفته می شوند. با این وجود یک سیستم مدیریت گردش کار، ابزارهایی را که سازمان ها برای بهینه سازی و ساده سازی فعالیت های کسب و کار خود لازم دارند، به آن ها ارایه می دهد.
در حالی که سیستم های مدیریت گردش کار مزایای گسترده ای مانند صرفه جویی در هزینه و افزایش امنیت را ارایه می دهند، 4 مزیت اصلی بهره وری از راه حل های مدیریت گردش کار به شرح زیر وجود دارد:

o بهبود شفافیت در فرآیندهای تجاری
o انعطاف پذیری در اضافه یا کم کردن جریان های کار قبلی
o بینش عمیق تری در مورد فرآیندهای تجاری کسب کنید
o ساده سازی وظایف برای افزایش بهره وری


افزایش شفافیت در فرآیندهای تجاری

یکی از مزایای مهم مدیریت گردش کار افزایش اعتماد در بین کارکنان از طریق شفافیت است. به کارمندان نشان داده می شود که یک فرآیند خاص از ابتدا تا انتها چگونه کار می کند. آن ها درک درستی از هدف کلی یک فرآیند، تفویض وظایف و موارد بعدی را به دست می آورند.
شفافیت از چند طریق قابل دستیابی است. یک سازمان می تواند نقشه های دقیق فرآیندهای کسب و کار یا نمودارهای گردش کار را ایجاد کند. این تصاویر بصری از یک فرآیند کسب و کار، نحوه عملکرد آن را از ابتدا تا انتها و همچنین تصمیمات کلیدی را که در طول مسیر گرفته شده نشان می دهد. روش مفید دیگر برای دستیابی به شفافیت، استفاده از سیستم مدیریت گردش کار است. با استفاده از سیستم مدیریت گردش کار، کارمندان می توانند در زمان واقعی مکان خود را در یک فرآیند مشاهده کنند و در این راه سیستم راهنمایی های مفیدی به آن ها ارائه دهد.


آمدن، رفتن و تکامل

گردش کار به ندرت ثابت است. وظایف نه تنها به طور مداوم در حال پیشرفت هستند، بلکه افرادی که مسئولیت تکمیل آن را دارند می توانند به طور منظم تغییر کنند، به ویژه در سازمان های بزرگتر. بنابراین، سازمان ها به انعطاف پذیری نیاز دارند تا کارمندان و وظایف را به راحتی از فرآیندهای گردش کار قبلی اضافه یا استخراج کنند.
بارزترین نمونه های این نیاز به انعطاف پذیری، تغییرات کارکنان (استخدام کارمندان جدید و ترک کار کارمندان) است. وقتی کارمندی استخدام می شود، باید گردش کار با وظایفی که کارمند وظیفه انجام آن ها را دارد مطابقت داشته باشد. به همین ترتیب، هنگامی که کار یک کارمند خاتمه می یابد، یک سازمان باید مسئولیت های کارمند را که از کار اخراج می شود، تفویض کند تا اطمینان حاصل شود که بهره وری کاهش نمی یابد. همچنین تغییر مدیریت غیرمعمول نیست. برای اطمینان از ارسال درخواست ها به فرد مناسب برای تایید، ممکن است نیاز به تغییر مسیر کار مانند فرآیندهای تایید خودکار باشد.
یک سیستم مدیریت گردش کار، انعطاف پذیری لازم برای سازمان ها را برای پاسخگویی به این چالش ها در زمان واقعی فراهم می کند. ذینفعان می توانند به راحتی گردش کارها را مشاهده کنند، در صورت لزوم هم شرکت کنندگان و هم وظایف را کم و زیاد کنند و همچنین همه کارهای اداری مربوط به این تغییرات را اداره کنند.


بینشی عمیق تر در مورد داده های سازمانی و یافتن خطاهای سیستم

یکی از بزرگ ترین مزایای سیستم مدیریت گردش کار، امکان دسترسی به داده ها و تصمیم گیری آگاهانه تر در بهینه سازی گردش کار است. با این حال این امر مستلزم آن است که داده ها هم به صورت بلادرنگ دقیق و هم قابل دسترسی باشند. با این حال به گفته کارشناسان، تقریباً از هر 4 سازمان یکی از آن ها مطمئن نیستند که داده های مورد اعتماد آن ها دقیق است یا خیر. بقیه هم به نرم افزار مدیریت گردش کار قدیمی که از قابلیت زمان واقعی برخوردار نیستند تکیه می کنند.
نقص های موجود در داده های نادرست واضح است. تصمیمات تا حدی که واقعیت های فرآیندهای تجاری یک سازمان را منعکس کنند، اطلاع رسانی می شوند.
دلایل بالقوه بی شماری برای داده های معیوب وجود دارد. به عنوان مثال، انتخاب و نظارت بر شاخص های عملکرد اشتباه. داده هایی که در زمان واقعی نیستند نیز به طور کلی نادرست هستند.
یک گردش کار معمولی مانند استفاده از
فرآیند پردازش مشتری جدید
را در نظر بگیرید. فرض کنید که در گذشته این فرآیند به طور متوسط 10 روز به طول می انجامید. حال سازمان شما که به دنبال بهبود کارایی و بهره وری این گردش کار است، یک راه حل اتوماسیون را پیاده سازی می کند. این روند درحال حاضر یک روز به طول می انجامد. با این حال به دلایلی در هفته گذشته روند پردازش 3 روز زمان برده است. مطمئنا بدون دسترسی به داده های بی درنگ، مشخص کردن علت تأخیر غیرممکن است.
گردش کار سیال است. سازمان ها برای شناسایی و حل گلوگاه ها به بازخورد فوری نیاز دارند. یک سیستم مدیریت گردش کار مدرن، بینش قدرتمندی را برای ذینفعان فراهم می کند که برای استفاده بیش تر از فرآیندهای خود به آن نیاز دارند.

*فرآیند پردازش مشتری به فرآیندی گفته می شود که هنگام جذب مشتری جدید از آن استفاده می کنید.


ساده سازی کارها برای افزایش بهره وری

یک سیستم جامع مدیریت گردش کار به سازمان ها امکان می دهد تا از راهکارهای قدرتمند اتوماسیون استفاده کنند. طبق تحقیقات انجام شده توسط مک کینزی، تخمین زده می شود که 60% مشاغل دارای اتوماسیون، 30٪ از وقت خود را ذخیره کنند. انواع کارهایی که برای اتوماسیون مناسب هستند، زمان بر و تکراری هستند. به عنوان مثال، جایگزینی وظایف ورود اطلاعات دستی مستعد خطا، با یک راه حل اتوماسیون می تواند داده ها را به سیستم متمرکز مدیریت داده استخراج و وارد کند.
علاوه بر صرفه جویی در وقت و کاهش خطاها، سیستم مدیریت گردش کار به طور قابل توجهی بهره وری کارمندان را افزایش می دهد. آن ها با دانستن این که وظایف آن ها بر عهده آن ها است، احساس راحتی می کنند و از کار در وظایفی که ارزش بیش تری برای سازمان دارند لذت می برند. کارمندان همچنین می توانند زمان خود را بهتر مدیریت کنند و ارتباطات بی نظیری در سراسر سازمان برای آنها فراهم می شود.
یک سیستم مدیریت گردش کار باید انعطاف پذیری را نیز برای سازمان ها فراهم کند. ذینفعان باید بتوانند برای پاسخگویی به چالش های دنیای واقعی تغییراتی را اعمال کنند. بیماری همه گیر COVID-19 نمونه ای از این موارد است. ناگهان کل نیروها به کار از راه دور ملزم شدند. کاهش بودجه و کاهش تقاضای مصرف کننده، کارمندان را وادار ساخت تا به چند شغلی بودن روی آورند. آن سازمان هایی که در بهترین موقعیت برای پاسخ گویی به این چالش ها بودند، سازمان هایی بودند که می توانستند روند کار خود را به سرعت تغییر دهند. با یک سیستم مدیریت گردش کار، سازمان ها می توانند برای این نوع چالش ها و نوسانات برنامه ریزی کرده و یک پاسخ مناسب و موثر را طراحی کنند.
سازمان ها بیش از هر زمان دیگری با عدم اطمینان و چالش روبرو هستند. استفاده از یک راه حل خودکار مانند نرم افزار مدیریت گردش کار، انعطاف و کارایی بی نظیری را در اختیار سازمان ها قرار می دهد. ProcessMaker یک نرم افزار مدیریت گردش کار با کد کم حجم و سبک و در سطح جهانی را ارایه می دهد که می تواند سازمان شما را برای قرارگیری در سطوح بالاتر یاری کند.



منبع:
https://www.processmaker.com/blog/boost-productivity-with-a-workflow-management-system

دیدگاه ها

برای این مطلب دیدگاهی وجود ندارد.

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.



مشاوره آنلاین