بررسی تفاوت های BPMS و ERP

انتخاب نرم افزار کاری پیچیده و زمان بر است و باید با دقت و مطالعه کافی نرم افزار مناسب سازمان خود را انتخاب کنید تا پول و زمان خود را به هدر ندهید.
در دو دهه گذشته دو رویکرد و راه حل متفاوت با هدف بهبود فرآیندها مورد توجه کسب و کارها قرار گرفته است که عبارتند از: سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) و مدیریت منابع سازمان (ERP).
این سیستم های نرم افزاری هر دو بر پایه فرآیند پایه گذاری شده اند، اما رویکردهای متفاوتی دارند.

سیستم مدیریت منابع سازمان (ERP)

ERP نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی است. ERP نوع خاصی از نرم افزار است که امکان دسترسی کاربران به مجموعه ای از برنامه های کاربردی را فراهم می کند.
فروشنده ERP معمولا ماژول کامل و اولیه مدیریت منابع انسانی را در اختیار شما قرار می دهد. سیستم های ERP، در واقع سیستم هایی هستند که برای هر صنعت به شکل اختصاصی از پیش ساخته شده اند که برای انطباق بهتر بین این نرم افزار پیش ساخته و نیازهای سازمان، پارامترهای زیادی می بایست در ERP تنظیم شود.
ویژگی های هسته ای ERP ذخیره سازی و برداشت داده از یک پایگاه داده ی مشترک است. بدین ترتیب یک منبع مشترک برای درک واقعیت ها وجود دارد. یکی از مهمترین ارکان ERP ادغام برنامه های کاربردی مختلف است.
با پیاده سازی ERP تمام کارکنان از مجموعه داده های یکسانی استفاده می کنند، چون دسترسی تمام کارکنان به اطلاعات در سطح یکسانی است. به روز رسانی داده ها در ERP تا آخرین لحظه امکان پذیر می باشد.
ماژول ERP اطلاعات را به اشتراک می گذارد و دیگر نیازی به وارد کردن مجدد داده ها به سیستم های مختلف نیست. در سیستم های ERP امروزی مدل گردش کار به طور مشخص قابل مشاهده نیست، چراکه برنامه ها و جداول پارمتری سازی شده است.
هرچه یک برنامه ERP پارامترهای بیش تری داشته باشد، انعطاف بیش تری نیز در انطباق با فرآیندهای سازمان خواهد داشت.

سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)

BPMS یک سیستم نرم افزاری و شامل مجموعه ای از تکنیک ها و استراتژی هایی است که برای درک و بهبود و خودکارسازی فرآیندهای تجاری به کار می روند. یک BPMS بر طرح ریزی مشخصات فرآیند و اجرای آن استوار است.
هدف BPMS ارتقا بازدهی سازمان ها است.
BPMS با کمک ابزارهای مدل سازی فرآیند، امکان طراحی و ویرایش گردش کارها را فراهم می سازد. هر فرآیندی شامل دستورالعمل های دقیق راجع به نحوه اجرای یک فرآیند است.
در استفاده از BPMS ابتدا توسط نمودارهای مدل سازی، مدلی از گردش کار ساخته می شود تا نشان دهنده فرآیند کسب و کار باشد و در ادامه نمونه هایی از گردش کار برای انجام گام های واقعی کار که در فرآیند توصیف شده اند از روی مدل گردش کار ساخته و اجرا می شود.
BPMS از قدرت اندازه گیری بازدهی به خصوصی برای فرآیندها برخوردار است. BPMS حاوی ادراکاتی همچون زمان اجرای فرآیند، حالت های فرآیندی، تعداد فرآیندهای خاتمه یافته و در حال پیگیری و جاری است.
با پیاده سازی BPMS، این بار سازمان ها خودشان اقدام به سفارشی نمودن نحوه مکانیزاسیون فرآیندها، نرم افزارها و عوامل انسانی می کنند. این نرم افزار یک بستر خالی در اختیار سازمان می گذارد تا ERP اختصاصی شرکتمان را خودمان بسازیم.

تفاوت bpms با erp شامل چه مواردی می باشد؟

ERP در مقابل BPM چطور مقایسه می شود؟ 

ERP در رابطه با ماژول ها و توابع است

اگر فکر می کنید که تعریف BPM بسیار شبیه به   ERP یا Enterprise resource planning  به نظر می رسد، اشتباه نمی کنید. سیستم های ERP بر عملکردها و ماژول های مختلف کسب و کار متمرکز هستند. ERP همچنین می تواند داده های ماژول را ردیابی نماید. این راه حل همه چیز از فروش تا دستمزد کارمندان  را ردیابی می کند، در حالی که اجازه جریان آزاد اطلاعات بین ماژول ها را می دهد.

BPM سفارشی سازی کردن گردش کار را ارائه می دهد

اما فرض کنید برای مدیریت واحد منابع انسانی با یک گردش کار خاص به نرم افزار نیاز دارید. یک فروشنده ERP تنها می تواند کل ماژول منابع انسانی را فراهم کند، که می تواند هزینه بر  باشد و شما از تمام ویژگی های موجود بهره مند نیستید. یک سیستم BPM به کسب و کار شما اجازه می دهد تا آن گردش کار را با سطحی از سفارشی سازی مدیریت کنید درحالیکه سیستم های ERP از آن برخوردار نیستند.

مدیریت فرآیند ERP وجود دارد، اما ERP ها همیشه داده های یکسانی را به عنوان یک سیستم BPM ارائه نمی دهند. هر دو نوع نرم‌افزار از ابزارهای هوش کسب و کار  یا Business Intelligence استفاده می‌کنند، اما در حوزه تحلیل‌متفاوت هستند.

هر دو راهکار هوش کسب و کار  را ارائه می دهند

هر دو سیستم با استفاده از KPI ها و گزارش های سفارشی، تجزیه و تحلیل هایی را ارائه می دهند. با این حال، BPM می تواند کارایی فرآیندهای خاصی را ردیابی کند. قابلیت‌های هوش کسب و کار در BPM بینشی در مورد زمان‌های اجرای فرآیند، وضعیت‌ها و تعداد رویه‌ها یا نمونه های باز و بسته فرآیند را ارائه می‌کند.

ERP ذخیره سازی و مشاهده داده ها را فراهم می کند

در این مقایسه از نظر ذخیره سازی و شفافیت داده ERP در مقابل BPM پیروز می شود. ERP داده ها را بر روی یک سرور مرکزی ذخیره می کند که به دپارتمان های مختلف اجازه می دهد داده ها و اطلاعات خود را وارد نمایند، و سپس همه آن ها را در یک مکان ذخیره می نماید. این تمرکز چگونگی همکاری شرکت و عملکردهای آن را نشان می دهد.

ERP به کاربران یک دیدگاه جامع می دهد درحالیکه BPM این امکان را ندارد. همچنین داده های بسیار بیشتری را ذخیره می کند، که اجازه تجزیه و تحلیل گسترده در تمام توابع کسب وکار را می دهد که نشان می دهد هر کدام چگونه به هم مرتبط هستند. این راه حل توابع و الزامات تقریبا نامحدودی را فراهم می کند.

آیا می توانید از ERP و BPM با هم استفاده کنید؟

پاسخ بصورت کوتاه بله است؛ شما می توانید از این سیستم ها به عنوان راه حل مشترک BPM ERP استفاده کنید.

بسیاری از سردرگمی‌های پیرامون BPM و ERP از این واقعیت ناشی می‌شود که آنها در برخی موارد زمانی که به طور جداگانه استفاده می‌شوند، یک کار را انجام می‌دهند. جالب اینجاست که شما تفاوت های بین این دو سیستم را زمانی که با هم به عنوان یک راه حل فرآیند کسب و کار ERP استفاده می شوند، به بهترین وجه مشاهده می کنید.

به طور معمول، BPM در یک سیستم ERP گسترده تر ادغام می شود تا آنچه ERP ها نمی توانند مدیریت کنند را مدیریت کند.این شکاف می‌تواند منجر به ناکارآمدی‌های متعدد شرکت و اقدامات خسته‌کننده در حین حل کردن آنها شود.

تجزیه و تحلیل هایی که در BPM انجام میشود روند فرآیند را بهبود می دهد و به ERP  اجازه می دهد تا عملکردهای عمومی تر کسب و کار را تسهیل کند. bpms و erp اگر به درستی ادغام شوند، می توانند مکمل یکدیگر باشند.  می‌توانید مدیریت فرآیندهای اتوماتیک شده را انجام دهید که بر روی استفاده از منابع نظارت می‌کند و وظایفی را به همراه ذخیره سازی و همکاری متمرکز داده ها به شما محول می کند.

ERP و BPMSدر یک هدف اشتراک دارند و آن هم ارتقای بهره وری و کسب سود بیش تر برای سازمان است. اما با وجود شباهت ها، این دو را نمی توان جایگزین یکدیگر شمرد.
با وجود مزایا و امکانات بسیاری که می توان برای این دو برشمرد، اگر بخواهیم BPMS و ERP را با هم مقایسه کنیم، باید گفت فرق BPMS با ERP به عنوان دو سیستم پر کاربرد مدیریت فرآیندهای اداری در طرح ریزی فرآیند اجرایی است.
با توجه به نیاز سازمان، BPMS نرم افزار قابل طراحی برای گردش کار است. در حالی که از نرم افزار ERP به عنوان یک برنامه از قبل طراحی شده استفاده می شود که قابلیت طراحی مجدد و فرآیندسازی آن صفر است و اعمال تغییرات در آن به زمان و هزینه بیش تری نیاز دارد.
نرم افزار BPMS در واقع یک فرآیندساز سازمانی بر اساس گردش کار سازمان است و ERP یک نرم افزار پشتیبان کننده از اعمال فرآیندسازی می باشد.
• نرم افزار BPMS فرآیند سفارش است، در حالی که ERP برای حوزه کاری خاص طراحی می شود.
• سازمان ها با ابزار BPMS امکان طراحی و تغییر فرآیند پیاده سازی شده را مطابق با سلیقه و شرایط موجود در سازمان خود دارند، این در حالی است که ERP یک نرم افزار از پیش توسعه داده شده است که ایجاد تغییرات در آن به راحتی امکان پذیر نیست.
• نرم افزار BPMS توسعه دهندگان را قادر می سازد تا گردش کار بین اجزا را از خود اجزا جدا سازند. بنابراین سیستم های گردش کار فرآیند محورند و بر مدیریت منطق گردش کار تمرکز دارند.
• در مقابل، سیستم های ERP داده محورند و بر منطق وظیفه ای تمرکز دارند. ERPها برای انجام این کار از یک زیر ساخت داده ای همگن در سراسر سازمان برای پشتیبانی از کاربردهای متنوع شان برخوردارند.
• اعمال تغییرات در فرآیندها، در ERP بسیار هزینه بر و زمان بر است. اما در BPMS این عمل با هزینه کم و در زمان اندکی صورت می گیرد.
• زمان آماده به کار ERP نسبت به BPMS کوتاه تر است (ERP محصولی آماده است، اما BPMS باید ساخته شود).
• ERP فقط در سازمان های بزرگ و بلوغ یافته جواب می دهد. اما BPMS در ابعاد متوسط و بزرگ و همچنین در هر سطحی از بلوغ سازمانی، پاسخ گوی نیازها است.
• ریسک استفاده از ERP بسیار بالاتر از BPMS است، زیرا ERP به سازمان شکل جدیدی می دهد که ممکن است مورد پذیرش قرار نگیرد، اما BPMS توسط یا با مشاوره خود سازمان تولید می شود و به راحتی نیز قابل تغییر است.
• بخش هایی از سازمان (مانند وقوع فرآیندهای جدید) ممکن است تحت پوشش ERP قرار نگیرد که در این حالت استفاده از راهکارهای مکمل الزامی است. ولی BPMS چون خود به وسیله سازمان ها کنترل می شود، در نتیجه توسعه سیستم آن به سادگی امکان پذیر است.
• BPMS امکان مدل سازی فرآیندها در سطح جزئیات را فراهم ساخته است، کاری که ERP از انجام آن ناتوان است.ERP بر پایه ماژول ها و کارکردها بنا شده است.
• BPMS ها روی شمار قابل ملاحظه ای از کارکردها و ماژول های تجاری تمرکز می کنند و توسط آن ها مورد پشتیبانی قرار می گیرند. ERP هم برای ردگیری داده ها روی ماژول های مختلف کارآمد است.
• BPMS به شما امکان مدل سازی کسب و کار بر پایه گردش کار و سطح شخصی سازی را می دهد. این امکان در ERP عملا خارج از دسترس است.ERP داده ها را روی یک سرور مرکزی ذخیره می کند و واحدهای مختلف ورودی های خود را روی آن ثبت می نمایند. تمام این اطلاعات در یک مکان ذخیره می شوند.
• ERP نمای جامع و سازمانی را به کاربران نشان می دهد که BPMS نمی تواند این کار را انجام دهد.
• درERP ذخیره سازی اطلاعات در سطح بالا و کاملی انجام می شود. معمولا BPMS ها در یک سیستم ERP گسترده تر ادغام می شوند و البته ERP نمی تواند مانند BPMS مدیریت فرآیندهای تجاری را انجام دهد.
• BPMS ها جنبه های مهمی از فرآیندهای تجاری را تعیین می نمایند که در ERP موضوعیت ندارد.
• فرآیندهای تحت نظارت BPMS دارای کیفیت بالاتری هستند و این به دلیل بالاتر بودن سطح جزئیات مطرح شده در آن است.

کلام آخر ...

اگر به دنبال راه حلی هستید که بتواند عملکردهای کسب و کار شما را در سراسر سازمان با تمرکز زیاد بر ذخیره داده ها در یک پایگاه داده مشترک مدیریت کند، ERP  یک سیستم مناسب برای شماست. اگر تمرکز بیشتری بر روی فرآیندهای خاص و بهینه سازی آنها دارید، نرم افزار BPM مناسب تر است. همچنین می توانید این راه حل ها را برای به حداکثر رساندن کارایی ادغام کنید.

هر دو از ابزارهای هوشمند سازی تجارت بهره می برند، اما قلمروی تحلیل این دو با یکدیگر متفاوت است. ادغام صحیح این دو سیستم منجر به رفع خلاها و کمبودهای هر کدام می شود و در نهایت خروجی قابل قبول و رضایت بخشی برایتان به ارمغان می آورد.

امیدوار هستیم که مقایسه BPM  با ERP به شما کمک کرده باشد تا مشخص نمایید به کدام یک برای تجارت خود نیاز دارید.

با توجه به این مقایسه  BPMبا ERP ، کدام سیستم نرم افزاری را برای پیاده سازی در نظر دارید؟ با ثبت نظرات خود ما را مطلع کنید!

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.