می دانیم که داده ها به تنهایی فرآیندهای شما را بهبود نمی بخشند. این داده ها باید از طریق مدیریت دقیق مورد استفاده قرار گیرند تا روند کار شما بهتر شود. افراد، قلب تیم شما هستند. داده ها فقط به شما کمک می کنند آن ها را درک کنید. مشارکت تیم در ایجاد و تکرار فرآیندها به کارمندان احساس مالکیت می دهد و در نتیجه آن ها روندها را بهتر دنبال می کنند. بهینه سازی فرآیندها به روشی که به کارمندانتان اجازه می دهد تا روی ایجاد ارزش تمرکز کنند، برای آن ها بهترین و برای اهداف کسب و کار شما ضروری است.
به همین ترتیب، در اینجا 4 نکته اصلی آورده شده است که ما آن ها را به شما ارایه خواهیم داد تا بتوانید براساس داده های جمع آوری شده به موثرترین روش ها عمل کنید.
-
فرآیندهای خود را برای کارکنان عملی کنید
اگر برای کشف فرآیندهای خود از استخراج فرآیند استفاده کرده اید، اکنون زمان استفاده از نتایج آن فرا رسیده است. از نرم افزار مدیریت فرآیند استفاده کنید تا مطمئن شوید کارمندان شما همیشه فرآیندهای خود را در دسترس دارند تا بتوانند آن ها را دنبال کنند.
اگر فرآیندها را تعاملی قرار دهید و مراحلی را برای تشویق کارکنان برای درگیر شدن با فرآیند در نظر بگیرید، احتمالاً کارمندانتان به طور موثر فرآیندها را دنبال می کنند.
به عنوان مثال، کارمندان می توانند داده ها را در لیست بررسی فرآیند وارد کنند که یک رکورد برای شما ایجاد می کند و استفاده از روند مستند را عملی می کند.
-
بهبود پیوستگی روند از طریق ایجاد اتحاد در پشتیبانی و موافقت اعضای تیم درباره چشم انداز و اهداف پروژه
اگر انطباق ها ضعیف هستند، احتمالاً تیم شما اهمیت استفاده از فرآیند تعریف شده را نمی داند. این مساله می تواند نشانه ای هشدار دهنده برای طیف وسیعی از عوامل مختلف باشد.
ممکن است افرادی که هر روز آن کار را انجام می دهند بدانند که روند شما خیلی خوب نیست، اما نمی خواهند خود را به زحمت بیاندازند. یا ممکن است فرهنگ میانبرها آن قدر عمیق نفوذ کرده باشد که کارکنان به عنوان استاندارد گوشه های کار را برش می دهند؛ عادی سازی انحراف.
نکته این است که این مرحله می تواند فرصتی برای بهبود باشد و این اشتباه ممکن است به همان اندازه که به دیگران بر میگردد، مربوط به خود شما باشد. پس سعی کنید کارکنان را در ایجاد فرآیند مشارکت دهید زیرا این کار تمایل آن ها را برای پیگیری روند در آینده افزایش می دهد.
-
فرآیندهای خود را به صورت تکراری بهینه کنید
اکنون که داده هایی برای فعالیت دارید، نیازی نیست که تغییرات وسیع و گسترده در فرآیند ها ایجاد کنید تا بتوانید خروجی و نتایج را ببینید و قضاوت کنید. با استفاده از این سطح بینش جدید می توانید تغییر دهید و آزمایش کنید و به تدریج فرآیندهای خود را بهبود ببخشید. این ایده بهبود مستمر بهترین روش در تولید اصول ناب در شرکت هایی مانند تویوتا است.
مفهوم ژاپنی کایزن در شرکت تویوتا استفاده می شود و در مورد پیشرفت های تکراری مستمر است. با تمام داده های خود می توانید از این فرصت ها نهایت استفاده را ببرید!
-
مناطقی از فرآیند خود را برای افزایش کارایی خودکار کنید.
برای مثال مدیر عامل شرکتی نشان داد که نماینده تیم فروش به طور میانگین فقط 32٪ از وقت خود را صرف فروش می کند، بقیه وقت صرف ورود داده ها و سایر کارهای پشتیبانی می شود. هنگامی که فرآیندهای معین و مشخصی ایجاد شد، می توانیم این تنگناها و مناطق کند را شناسایی کرده و بررسی کنیم که تا چه حد می توانند خودکار شوند.
توصیه های استخراج فرآیند من
اگر اهل فن هستید یا فعلا از نظر مالی دجار مشکل هستید، می توانید برخی از نرم افزارهای متن باز رایگان را به کار بگیرید. این ابزارها می توانند تجزیه و تحلیل جدی داده ها را انجام دهند و تقریباً تمام وظایفی را که شما برای انجام آن ها در آن بخش نیاز دارید، انجام می دهند.
با این حال اگر می خواهید یک سازمان کاملا ناب داشته باشید و تجزیه و تحلیل فرآیند و عملکرد را در اختیار هر تیم قرار دهید، به نظر می رسد استخدام یک متخصص برای همه تیم ها کمی زیاد است. در این سناریوها شاید ارزش آن را داشته باشد که برای محصول بزرگ شرکت بیش از حد توجیه هزینه کنید، آن هم به خاطر سهولت بیش تر در استفاده.
آیا از استخراج فرآیند در کسب و کار خود استفاده کرده اید؟
تجربه ای که داشتید چطور بود؟
آیا ابزاری برای توصیه دارید؟
در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.
منبع : https://www.process.st/process-mining/
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است