نحوه ایجاد نمودار فرآیند کسب و کار

نمودار فرآیند کسب و کار چیست؟

بهترین نمایش فرآیندهای کسب و کار، نمودار فرآیند است. هدف، ایجاد یک طرح ساده از فرآیندهای کسب و کار است تا هر ذینفع بتواند جریان و فعالیت های مربوطه را درک کند. در بیش تر موارد، نمودارهای فرآیند کسب و کار نمایان گر جریان کامل فرآیند هستند و هیچ استثنایی را که ممکن است رخ دهد، در بر نمی گیرند.

مزایای اصلی نمودا فرآیند کسب و کار

بسیار مهم است که بدون نیاز به نظارت دستی، فرآیندهای کسب و کار را در سازمان خود جریان دهید. به علاوه، اعضای تیم شما شفافیت بهتری خواهند داشت، بنابراین آن ها می دانند که در هر مرحله از راه چه می گذرد. در صورت بروز مشکل یا آماده بودن برای بهینه سازی، می توانید تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را انجام دهید.

بهره وری پیشرفته

هنگامی که وظایف دستی را خودکار می کنید، کارهای اضافی، خطاهای انسانی و کارهای وقت گیر را کاهش می دهید. در نتیجه می توانید کارایی عملیاتی و بهره وری کلی را تقویت کنید. شروع با نمودار روند کاری، برداشتن گام درست در این مسیر است.

امنیت سایبری و انطباق (توافق)

نقشه برداری فرآیندهای کسب و کار این فرصت را ایجاد می کند تا گردش کار با جزئیات بیش تری را با تمام اسناد و مدارک لازم برای مطابقت با استانداردهای توافق شده ایجاد کنید. ایجاد یک فرآیند کسب و کار قابل کنترل، قابل ردیابی و نظارت در طول فعالیت، امنیت را بهبود می بخشد.

نحوه ایجاد نمودار فرآیند کسب و کار

ابتدا لیستی از هر وظیفه مورد نیاز در فرآیند کسب و کار ایجاد کنید. در مرحله بعد، بین وظایف انسانی و سیستمی خط بکشید. وظایف انسانی وظایفی است که نیاز به تأییدهای مبتنی بر انسان، ورودی های انسانی و نوعی مداخله دارد.

وظایف سیستم به فعالیت های خودکار اشاره دارد که نیازی به دخالت انسان ندارند. برخی از این کارها ممکن است شامل ارسال نامه های الکترونیکی، گرفتن اطلاعات، استخراج اطلاعات از پایگاه های داده و تجزیه و تحلیل داده ها باشد.

اکنون که وظایف مستند و جدا شده اند، وقت آن است که توالی را تعیین کنید. این مرحله به روند فرآیند کسب و کار تکیه خواهد کرد. بسته به این که چگونه می خواهید داده ها جریان داشته باشند، می توانید کارهای موازی اضافه کنید. سپس به هر کار یک مهلت انجام اضافه کنید.

1.     مولفه های اصلی را اضافه کنید. مهم است که هم از ورودی ها و هم از خروجی های مربوط به آن ها، همراه با فعالیت های آن ها استفاده شود. ورود داده به عنوان یک ورودی در نظر گرفته می شود. خروجی ها نتایج فرآیند است.
2.     سفارش را تعیین کنید. در نمودار فرآیند کسب و کار خود یک ترتیب زمانی ایجاد کنید.
3.     برای هر فعالیت یک نماد مناسب تعیین کنید. از نمادهای صحیح برای ثبت هر نوع فعالیت استفاده کنید. در نتیجه، ذینفعان راحت تر می توانند جریان کار را شناسایی و درک کنند. بسته به سطح تجربه خود از نمودارهای فرآیند کسب و کار، می توانید نمادها و نمادهای BPM ساده یا پیچیده تری را انتخاب کنید.
4.     فعالیت ها را متصل کنید. اتصالات به عنوان خط، نقطه و فلش تعیین می شوند. اتصالات به ترسیم ترتیب زمانی فرآیندهای کسب و کار کمک می کنند.
5.     شروع و پایان یک فرآیند را تعیین کنید. در بعضی مواقع، اعضای تیم ممکن است پایان روند را فراموش کنند. با این حال، لازم است بدانید که فرآیندی از چه زمانی آغاز و پایان می یابد. بنابراین می توانید محدودیت هایی را برای هر ذینفع تعیین کنید.
6.     دیجیتال دریافت کنید. برای اتوماتیک کردن کارهای دستی و دیجیتالی کردن فرآیندهای کسب و کار خود، از ProcessMaker استفاده کنید.
7.     شرایط و تکالیف نقش کاربر را تعیین کنید. دسترسی کاربر را مشخص کنید و وظایف مربوطه را به ذینفعان تعیین شده اضافه کنید.
8.     نمودار را مرور کنید. آماده استفاده از نمودار فرآیند کسب و کار خود هستید؟ می توانید درک کنید که اکنون فهم نمودار بسیار آسان تر است. در این مرحله، نمودار را هر چند بار که لازم است مرور کنید تا زمانی که نمایشی دقیق از روند تجاری مورد نظر خود داشته باشید.

ProcessMaker یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار با کد کم حجم و هوشمند است که ایجاد جریان سریع فرآیند کسب و کار را تسهیل می کند. گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن ارایه یک ماژول فارسی ساز در راستای شخصی سازی و بومی سازی نرم افزار پروسس میکر، کلیه خدمات مربوط به پیاده سازی فرآیندها تحت این نرم افزار BPMS را نیز ارایه می دهد.

منبع : https://www.processmaker.com/blog/how-to-create-a-business-process-diagram/